Reselling-Inventar mit Excel führen: Welche Spalten du wirklich brauchst

Bei einem kleinen Bestand brauchst du nicht automatisch ein komplexes System. Eine gut aufgebaute Tabelle kann transparent sein, schnell angepasst werden und dir helfen, von Anfang an strukturierter zu arbeiten.

Das Problem beginnt meistens nicht bei Excel selbst, sondern bei einer Tabelle ohne klare Regeln. Wenn dieselbe Information in mehreren Spalten unterschiedlich gepflegt wird, Status frei formuliert werden oder Lagerorte nur im Gedächtnis existieren, verliert die Liste mit wachsendem Bestand schnell an Zuverlässigkeit.

Deshalb solltest du zuerst definieren, welche Informationen für deinen realen Arbeitsablauf notwendig sind.

Die genaue Struktur hängt von deinem Sortiment ab. Einige Felder erfüllen jedoch fast immer eine klare operative Aufgabe: Sie identifizieren den Artikel, zeigen seinen Lebenszyklus oder verbinden ihn mit Einkauf, Lagerung und Verkauf.

Ein häufiger Tabellenfehler ist, mehrere Aufgaben in ein einziges Feld zu packen. Der Artikeltitel beschreibt den Artikel. Eine interne ID identifiziert ihn eindeutig. Der Lagerplatz beschreibt dagegen, wo der physische Artikel aktuell liegt.

Diese Informationen sollten getrennt bleiben. Ein Artikel kann umgelagert werden, ohne seine Identität zu ändern. Ebenso kann sich ein Listing-Titel ändern, während der physische Artikel derselbe bleibt.

Je sauberer diese Rollen getrennt sind, desto leichter lässt sich eine Tabelle später in ein strukturiertes Inventarsystem übertragen.

Wenn in einer Statusspalte Werte wie „online“, „ist drin“, „gelistet“, „bei Vinted“ und „fertig“ nebeneinander stehen, lassen sie sich später kaum zuverlässig filtern.

Definiere wenige feste Lebenszykluswerte, die reale Arbeitsschritte abbilden. Wichtig ist weniger die genaue Bezeichnung als die konsequente Verwendung.

Ein Status ist keine Notiz. Er sollte beantworten, in welcher operativen Phase sich der Artikel befindet und was als Nächstes passieren muss.

Einkaufspreis, geplanter Listingpreis und tatsächlich erzielter Verkaufspreis sind drei verschiedene Werte. Werden sie vermischt, entstehen später falsche Aussagen über Gewinn oder Bestandswert.

Speichere bekannte Einkaufskosten möglichst zum Zeitpunkt der Erfassung. Der Listingpreis beschreibt eine Preisentscheidung, aber noch keinen realisierten Umsatz.

Nach einem abgeschlossenen Verkauf können Verkaufspreis und weitere für deine eigene Auswertung relevante Kosten ergänzt werden.

Die wichtigste Eigenschaft einer Inventartabelle ist Konsistenz. Verwende für Status und Kategorien möglichst feste Werte, halte Datumsformate einheitlich und verändere die Bedeutung bestehender Spalten nicht spontan.

Vermeide außerdem parallele Kopien derselben Datei. Sobald mehrere Versionen gleichzeitig gepflegt werden, ist oft nicht mehr klar, welche Liste den aktuellen Bestand repräsentiert.

Excel wird nicht ab einer bestimmten Artikelzahl automatisch ungeeignet. Die Grenze ist erreicht, wenn du mehr Zeit für die Pflege der Tabelle als für den eigentlichen Workflow benötigst oder wichtige Beziehungen nur noch über manuelle Regeln zusammenhalten kannst.

Typische Signale sind mehrere Personen im Bestand, häufige Umlagerungen, QR-Workflows, mehrere Marketplace-Listings pro Artikel, viele Statuswechsel oder wiederkehrende Probleme mit unterschiedlichen Dateiversionen.

Dann kann ein System sinnvoll werden, das Artikel, Lagerplätze, Status, Verkäufe und Auswertungen als miteinander verbundene Daten behandelt.

Ein Wechsel bedeutet nicht, dass deine bisherige Tabelle wertlos war. Eine saubere Tabelle kann eine gute Ausgangsbasis sein, weil Artikelidentität, Einkaufskosten und andere Kerndaten bereits strukturiert vorliegen.

Bereinige vor einer Übernahme doppelte Zeilen, uneinheitliche Statuswerte und offensichtlich veraltete Lagerplätze. Je sauberer die Quelldaten sind, desto weniger Altfehler überträgst du in den neuen Workflow.

Nach der Übernahme lohnt sich ein physischer Bestandsabgleich, damit digitale Daten und reales Lager wieder denselben Stand zeigen.